PADANGPANJANG – Setiap lembaga pemerintahan dan non pemerintah harus berusaha mengelola arsip mereka dengan baik. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan perusahaan dan lain sebagainya.
Hal itu dikatakan Pjs Walikota Padangpanjang Irwan, S.Sos, MM saat membuka secara resmi acara bimtek /sosialisasi pengelolaan arsip dinamis bagi pengelola kearsipan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) se-Kota Padangpanjang di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Jakarta, Selasa (27/3).
Irwan mengatakan, sebagai lembaga teknis, lembaga kearsipan membutuhkan sumber daya manusia yang memiliki kemampuan dan kemauan untuk bekerja keras menjalankan tugas dan fungsi lembaga.
“Keberadaan pejabat fungsional arsiparis di lembaga kearsipan adalah satu hal yang tidak dapat ditawar. Tanpa arsiparis, lembaga kearsipan ini tidak akan dapat menjalankan tugas dan fungsinya dengan maksimal,” jelas Irwan.
Lebih lanjut, Irwan mengatakan, kegiatan itu dilaksanakan dengan harapan setiap OPD yang ada memiliki tenaga arsiparis yang diberi tanggung jawab dan memahami arti pentingnya sebuah pengarsipan setiap agenda kegiatan yang ada di OPDnya.
“Saya minta kepada seluruh peserta yang ikut Bimtek ini dapat memahami dan mempelajari setiap materi yang disampaikan. Tentunya para peserta juga akan dipersiapkan sebagai tenaga profesional di OPD masing-masing guna membantu dalam memberikan layanan kearsipan dan menempatkan diri sebagai arsiparis OPD di samping menjalani tupoksi masing-masing, sehingga kita bisa mewujudkan penataan kearsipan di Kota Padangpanjang lebih baik lagi ke depannya,” harap Irwan.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Alvi Sena, ST, MT mengatakan, tujuan diadakan kegiatan itu adalah untuk pembenahan sistem pengelolaan tata kearsipan pada setiap OPD, baik pengurusan naskah dinas, penataan dan penyimpanan arsip sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.
“Kita bermaksud untuk memperbaiki tata kearsipan kita selama ini. Kita juga ingin meningkatkan tertib arsip atau tertip administrasi, serta menyamakan persepsi tentang sistem kearsipan guna mengamankan arsip vital dan arsip statis OPD,” jelas Alvi Sena.
Alvi Sena mengatakan, OPD sebagai pencipta arsip harus mampu mengelola arsipnya sendiri, yaitunya arsip dinamis. Arsip dinamis merupakan arsip yang diciptakan dan digunakan langsung dalam perencanaan dan pelaksanaan.
“Arsip dinamis dapat menjadi aset penting yang dikelola sebagai suatu kekayaan organisasi,” kata Alvi Sena.
Lebih lanjut Alvi Sena mengatakan, kegiatan Bimtek akan dilaksanakan selama dua hari, 27 dan 28 Maret dengan pemaparan materi dan praktek lapangan yang dibimbing langsung oleh Direktur Kearsipan Daerah II ANRI, Drs. Asep Mukhtar Mawardi, M.Hum.
“Saya harap ke depannya setelah kita laksanakan Bimtek ini semua OPD sudah bisa memahami betapa pentingnya arsip dinamis yang kita ciptakan ini,” harap Alvi Sena. (de)
Komentar